1
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan
dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi
manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya
sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika
IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin
tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin
yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
Otomatisasi
kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya
ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
- Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama sumber daya manusia.
- Profesional
yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis.
Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional
secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
- Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur
jadwal pertemuan.
- Clerical
Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik
formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari
orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal
dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu
prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi
kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan
ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem
Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya
melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Tujuan Otomatisasi Kantor adalah
sebagai berikut.
a)
Penggabungan
dan penerapan teknologi.
b)
Memperbaharui
proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
c)
Meningkatkan
produktifitas dan efektifitas pekerjaan.
d)
Otomatisasi
Kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi
dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
e)
Peningkatan
komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Tujuan Otomatisasi kantor Masa Kini
a)
Pendapatan
yang Lebih Tinggi Vs Penghindaran Biaya
Komputer
tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi computer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
b)
Pemecahan
Masalah Kelompok
Cara
Otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya
sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
c)
Pelengkap
Bukan Pengganti
Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis, Otomatosasi Kantor bukan tanpa keterbatasan.
Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada
memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.
3.
Manfaat
Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan
berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi
dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia
secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan
murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik.
4.
Dampak
Otomatisasi Perkantoran
Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan
tugas fisik yangbiasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office
automation) adalahsemua sistem elektronik formal dan informal terutama yang
berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di
dalammaupun di luar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semuaorang
yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategoripemakai
otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, danClerical
employee (klerk).
Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan
sedikit usahamanusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan
produktivitas.Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu
kerjapegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain
banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsipdokumen, untuk
mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atautenaga administrasi sangat
sibuk dengan tugas administratifnya.
Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat
merugikan. Denganadanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen
tingkatmenengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoranmeliputi
berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampaikomputer pribadi
melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile danpencetak, pengolahan
kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturanjadwal rapat otomatis,
sistem informasi manajemen, dan pemrograman.
Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrian
pabrik yangsistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian
perusahaan.Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para
manajementingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan
karenapimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung
melaluikomputer. Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaanmaupun
tata cara penanganannya (struktur manajemen dan karyawan).
Otomasi perkantoran,sering juga disebut
sebagaikantor elektronik,karena aliran dokumen darisatu bagian ke bagian
laindilakukan secaraelektronik. Otomasi kantormerupakan proses kerjamesin dan
sedikit usahamanusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan
berbagaimacam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka
mencapaitujuannya.Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan
adanyaotomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat
menengahberubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan
perusahaanmendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap
profesiyang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.
Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka
tidak akandapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan.
DalamKesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakatsangat
menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli.Kebutuhan akan
komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakatdan sangat diperlukan.Sebagian
orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alatyang hanya dapat dimiliki
oleh golongan yang mampu. Misalnya,kesenjangan keahlian yang semakin lebar,
secara psikologis menimbulkanbeban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi
mereka yang tidakberkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut
seolah-olahbidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar