ADMINISTRASI KEUANGAN

Rekonsiliasi Bank Adalah Suatu prosedur pengendalian terhadap kas di Bank dengan membandingkan catatan kas perusahaan secara periodikBank mengirimkan laporan berupa kas statement yang berisi semua transaksi penyetoran selama periode tertentu.

Tujuan Rekonsiliasi Bank adalah Menentukan saldo kas (Bank) yang seharusnya disajikan dalam laporan keuangan (neraca) dan mengamankan kekayaan perusahaan dan mendeteksi kemungkinan adanya penyalahgunaan kas di Bank

Kata bank berasal dari bahasa Italia, banca berarti tempat penukaran uang.

Menurut Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998 tentang Perbankan, yang dimaksud dengan bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak .

Bank di awasi oleh LPS (Lembaga Penjamin Simpanan), Fungsinya :

1.  Menjamin simpanan nasabah penyimpan.

2.  Turut aktif memelihara stabilitas sistem perbankan sesuai  kewenangannya.

Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbatas pada pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi petty cash.

Petty cash yang dipersiapkan   biasanya dicadangkan untuk :

1.        Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya : keperluan pantry, ATK, Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll.

2.        Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian gedung, perayaan keagamaan, dll.

3.        Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting), misalnya : menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll.

Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu  :

1.        Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai atau karyawan lain untuk mengelolanya.

2.         Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dengan menggunakan Metode Dana Tetap atau dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap.

3.        Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis.

4.        Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada yang melimpahkan kewenangan pengurusannya.

5.        Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau pada saat akan mengisi kembali dana petty cash.

6.        Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi.

7.        Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian kembali dana untuk periode berikutnya.

Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada:  Tubagus Bahar	No.Voucher  :  203  Tanggal        :  16 Agustus 2010
Keterangan	Jumlah
Kopi, Gula, Teh	Rp.   65.000,00
Total	Rp.   65.000,00
Disetujui oleh :                                                           Diterima  oleh  :  Muhamad Baihaqi                                                Tubagus Bahar Manager Pemasaran                                            Bagian Pantry

BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL
Dana untuk Bagian  :  Pemasaran  Periode Kas Kecil     :  01 September 2010 s.d. 30 September 2010 Dana Awal Kas Kecil:  Rp. 10.000.000,00 Saldo                        :  Rp. 2.000.000,00
Keterangan		Jumlah
Pengisian kembali dana kas kecil		RP.  8.000.000,00
Total		Rp.  8.000.000,00
Disetujui oleh : Manager Pemasaran  Tanggal             : 1 September 2010 ………………………………………. Nama jelas	Diterima oleh      :   Pemegang Kas Kecil  Tanggal                 :   1 September 2010 ………………………………… Nama jelas

Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada Modul Mengelola Dana Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti.

Tugas Mandiri  :

1.         Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.         Presentasikan di depan kelas

BAB  IV

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai  proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien.   Sarana adalah semua perangkat yang secara langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses kerja organisasi dalam mencapai tujuan,  misalnya : mesin-mesin kantor.   Sedangkan prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi, misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet, mushola, dll.

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien.

Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu  :

A. Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

1.                 Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Langkah-langkah perencanaannya adalah :

a.       Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi.

b.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu,  misalnya untuk satu triwulan.

c.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang  tersedia sebelumnya.

d.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Jika anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.

e.      Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi  dengan cara membuat skala prioritas.

f.        Penetapan rencana pengadaan akhir.

2.                     Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut  :

a.       Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang.

b.      Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada pihak-pihak tertentu.

c.       Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain.

d.      Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa.

3.                 Administrasi Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana.  Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.

Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

a.         Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris

b.         Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris.  Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.

Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.

c.          Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang.   Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu,  misalnya seringkali dalam satu triwulan.

B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Ditinjau dari sifat maupun waktunya,  terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana  :

1.         Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan :

a.     Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan

b.    Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

c.     Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan

d.    Perbaikan berat

Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

2.         Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan  :

a.    Pemeliharaan sehari-hari, misalnya  :  menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu.

b.    Pemeliharaan berkala, misalnya  :  pengontrolan genting, pengapuran tembok.

C.    Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku.   Tujuan penghapusan adalah  :

1.    Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.

2.    Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

3.    Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan.

4.    Meringankan beban inventaris.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah  :

1.    Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

2.    Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

3.    Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi.

4.    Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi.

5.    Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

6.                   Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi.

7.                   Barang-barang yang dicuri.

8.                   Barang-barang yang diselewengkan.

9.                   Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.

Tugas Mandiri  :

1.         Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.         Presentasikan di depan kelas

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Rekrutmen

Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai,  yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.   Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.

Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu.  Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan.

Setelah pasti ada formasi yang kosong,  maka baru diadakan serangkaian  kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

1      Media Penarikan Pegawai

Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.

Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan,  dan open house.

Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar  dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.

Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media

massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran.

Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :

a.         Jumlah dan jenis lowongan,

b.         Syarat yang harus dipenuhi,

c.          Alamat tempat lamaran diajukan,

d.         Batas waktu pengajuan lamaran,

e.         Lain-lain yang dianggap perlu.

Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut.

Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar.  Daftar itu berguna sebagai  bahan pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.

Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :

Unit Kerja	Jabatan	Jumlah	L/P	Syarat	Lebih Disukai
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)
Tata Usaha  Pemasaran	Juru Ketik  Sekretaris Salesmen	3 orang  1 orang 4 orang	L  P L/P	a)  SMTA  b)  program D3 c)  Mengetik a) Program D3 b) Komputer c) Mengetik a) SMTA b) Bahasa Inggris c) Bahasa Daerah	Sudah berpengaman  Aktif berbahasa Inggris Memiliki kendaraan sendiri

2.         Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki.

Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja.  Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru.  Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.  Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru,  yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal.  Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.   Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

B. Disiplin Kerja Pegawai

Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi pula.   Disiplin mempunyai arti yang dalam,  karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap  pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan.  Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu,  selalu terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis.  Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar.

C. Daftar Urut Kepangkatan

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan.

Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan organisasi.

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas.

Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai  adalah sebagai berikut  :

1.       Pangkat/Golongan

2.       Masa Kerja

3.       Latihan Jabatan

4.       Pendidikan

5.       Umur

6.       Prestasi Kerja

7.       Loyalitas

8.       Dedikasi

9.       Kepemimpinan

10.   Kemampuan Teknis

11.   Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.

D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai

Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki  oleh suatu organisasi.

Dalam proses mutasi  terdapat dua kriteria  :

1.       Mutasi yang bersifat positif

Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan  tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah promosi.

2.       Mutasi yang bersifat negatif

Mutasi yang bersifat negatif  merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut  dengan istilah demosi.

E. Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi  :

1.       Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia

2.       Pemberhentian dengan hormat karena  :

a.       Atas permintaan sendiri

b.      Mencapai batas usia pensiun

c.       Perampingan organisasi

d.      Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai pegawai atau karyawan

3.       Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya.

Tugas Mandiri  :

1.       Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.       Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.       Presentasikan di depan kelas