Otomatisasi Administrasi Perkantoran

1

1.   Pengertian Otomatis Perkantoran

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

2.      Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Tujuan Otomatisasi Kantor adalah sebagai berikut.

a)         Penggabungan dan penerapan teknologi.

b)         Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.

c)         Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.

d)        Otomatisasi Kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

e)         Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan Otomatisasi kantor Masa Kini

a)         Pendapatan yang Lebih Tinggi Vs Penghindaran Biaya

Komputer tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

b)         Pemecahan Masalah Kelompok

Cara Otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

c)         Pelengkap Bukan Pengganti

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, Otomatosasi Kantor bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

3.      Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

4.      Dampak Otomatisasi Perkantoran

Otomasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yangbiasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor (office automation) adalahsemua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalammaupun di luar perusahaan. Otomatisasi kantor digunakan oleh semuaorang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategoripemakai otomatisasi kantor yaitu: Manajer, Profesional, Sekretaris, danClerical employee (klerk).

Otomasi kantor merupakan proses kerja mesin dan sedikit usahamanusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.Timbulnya gagasan otomasi perkantoran karena sebagian dari waktu kerjapegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, antara lain banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsipdokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan, para sekretaris atautenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal tersebut dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Denganadanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkatmenengah berubah secara drastis. Fasilitas dari otomasi perkantoranmeliputi berbagai jenis komputer dari mulai komputer besar sampaikomputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin facsimile danpencetak, pengolahan kata, arsip elektronik, surat elektronik, pengaturanjadwal rapat otomatis, sistem informasi manajemen, dan pemrograman.

Otomasi kantor, contohnya seperti pada perindustrian pabrik yangsistemnya hanya ditempatkan pada pusat pengendalian perusahaan.Dengan adanya otomasi perkantoran, peran tradisional para manajementingkat menengah berubah secara drastis. Hal ini disebabkan karenapimpinan perusahaan mendapatkan laporan/informasi langsung melaluikomputer. Pemanfaatan komputer akan mengubah baik jenis pekerjaanmaupun tata cara penanganannya (struktur manajemen dan karyawan).

Otomasi perkantoran,sering juga disebut sebagaikantor elektronik,karena aliran dokumen darisatu bagian ke bagian laindilakukan secaraelektronik. Otomasi kantormerupakan proses kerjamesin dan sedikit usahamanusia. Kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagaimacam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapaitujuannya.Para ahli komputer mempunyai tanggung jawab, karena dengan adanyaotomasi perkantoran, peran tradisional para manajemen tingkat menengahberubah secara drastis. Hal ini disebabkan karena pimpinan perusahaanmendapatkan laporan/informasi langsung melalui komputer terhadap profesiyang mereka lakukan dan setiap orang harus memiliki etika masing-masing.

Tanpa adanya etika profesi yang mereka lakukan maka tidak akandapat berjalan dengan lancar sesuai apa yang mereka harapkan. DalamKesenjangan keahlian yang ada pada otomasi kantor dalam masyarakatsangat menajamkan persaingan antara tenaga ahli dan tenaga bukan ahli.Kebutuhan akan komputer sangat menarik dalam kehidupan masyarakatdan sangat diperlukan.Sebagian orang memandang bahwa komputer hanya merupakan alatyang hanya dapat dimiliki oleh golongan yang mampu. Misalnya,kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkanbeban pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidakberkecimpung dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olahbidang pekerjaan mereka diambil alih oleh komputer.