TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja.  Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja.  Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.

A. Tata Persuratan (Mail Handling)

Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.

1. Sistem Buku Agenda

Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut  :

1. Buku Agenda Surat Masuk

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan

1. Buku Agenda Surat Keluar

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan

1. Buku Ekspedisi Intern

Kegunaannya yaitu   :

1)      Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

2)      Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

1. Buku Ekspedisi Ekstern

Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.

Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk

1)      Surat diterima oleh bagian penerimaan surat

2)      Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.

3)      Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.

4)      Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)

5)      Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.

6)      Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha

7)      Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat

masuk pada kolom “diteruskan kepada”  yaitu pihak yang mendapat disposisi.

8)      Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern

9)      Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian

10)  Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.

b. Surat Keluar

1)      Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan  surat

2)      Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)

3)      Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan

4)      Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)

5)      Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)

6)      Naskah surat diteliti kerapihan dan  kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris

7)      Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.

8)      Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani

9)      Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar

10)  Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi  dan siap dikirimkan.  Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern

11)  Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.

2. Sistem Kartu Kendali

Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah  :

1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa)
2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku.

Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:

1. Surat Penting

1)      Surat Masuk

a)      Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk  diterima oleh Bagian Penerima

b)      Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat

c)      Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali

d)      Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan

e)      Surat penting dan  kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat

f)       Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali

g)      Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks

h)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha

i)        Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan

j)        Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah.  Sedangkan Kartu Kendali  II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses

k)      Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha

l)        Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat

m)   Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha

n)      Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi  disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.

o)      Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip

2)      Surat Keluar

a)      Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat

b)      Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan

c)      Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah

d)      Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah

e)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.

f)       Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali  III diserahkan ke Bagian Penata Arsip

g)      Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim

h)      Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip

1. Surat Biasa

1)      Surat Masuk

a)      Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima  Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat

b)      Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2.  Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama

c)      Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah

d)      Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa  II diarsipakan di Unit pengolah

2)      Surat Keluar

a)      Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2

b)      Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian  Pencatat

c)      Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa  I disimpan.

d)      Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar

Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.

1. Surat Rahasia

1)      Surat Masuk

a)      Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat

b)      Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat

c)      Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia

d)      Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah

e)      Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah

f)       Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima

g)      Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah

2)      Surat Keluar

a)      Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.

b)      Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan

c)      Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan

d)      Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.

B. Tata Kearsipan  (Filling System)

Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu  :

1. Sistem Tanggal
2. Sistem Abjad
3. Sistem Masalah
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Nomor
6. Sistem Kombinasi

Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip,  sedangkan prosedur  kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.

1. Prosedur Penyimpanan Arsip

a.      Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper

b.      Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar

c.       Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar

d.      Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil

e.      Siapkan Guide dan Tab

f.        Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)

2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

a.         Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper

b.         Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan

3. Prosedur Peminjaman Arsip

a.      Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3

b.      Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.

Tugas Mandiri  :

1. Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
2. Hasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
3. Presentasikan di depan kelas