ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Rekrutmen

Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai,  yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.   Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.

Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu.  Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan.

Setelah pasti ada formasi yang kosong,  maka baru diadakan serangkaian  kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

1      Media Penarikan Pegawai

Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.

Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan,  dan open house.

Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar  dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.

Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media

massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran.

Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :

a.         Jumlah dan jenis lowongan,

b.         Syarat yang harus dipenuhi,

c.          Alamat tempat lamaran diajukan,

d.         Batas waktu pengajuan lamaran,

e.         Lain-lain yang dianggap perlu.

Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut.

Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar.  Daftar itu berguna sebagai  bahan pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.

Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :

Unit Kerja	Jabatan	Jumlah	L/P	Syarat	Lebih Disukai
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)
Tata Usaha  Pemasaran	Juru Ketik  Sekretaris Salesmen	3 orang  1 orang 4 orang	L  P L/P	a)  SMTA  b)  program D3 c)  Mengetik a) Program D3 b) Komputer c) Mengetik a) SMTA b) Bahasa Inggris c) Bahasa Daerah	Sudah berpengaman  Aktif berbahasa Inggris Memiliki kendaraan sendiri

2.         Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki.

Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja.  Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru.  Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.  Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru,  yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal.  Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.   Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

B. Disiplin Kerja Pegawai

Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi pula.   Disiplin mempunyai arti yang dalam,  karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap  pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan.  Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu,  selalu terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis.  Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar.

C. Daftar Urut Kepangkatan

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan.

Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan organisasi.

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas.

Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai  adalah sebagai berikut  :

1.       Pangkat/Golongan

2.       Masa Kerja

3.       Latihan Jabatan

4.       Pendidikan

5.       Umur

6.       Prestasi Kerja

7.       Loyalitas

8.       Dedikasi

9.       Kepemimpinan

10.   Kemampuan Teknis

11.   Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.

D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai

Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki  oleh suatu organisasi.

Dalam proses mutasi  terdapat dua kriteria  :

1.       Mutasi yang bersifat positif

Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan  tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah promosi.

2.       Mutasi yang bersifat negatif

Mutasi yang bersifat negatif  merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut  dengan istilah demosi.

E. Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi  :

1.       Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia

2.       Pemberhentian dengan hormat karena  :

a.       Atas permintaan sendiri

b.      Mencapai batas usia pensiun

c.       Perampingan organisasi

d.      Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai pegawai atau karyawan

3.       Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya.

Tugas Mandiri  :

1.       Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.       Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.       Presentasikan di depan kelas