SOP (STANDAR OPERASI PROSEDUR)

Materi Pembelajaran

1.      Pengertian prosesur dan prosedur operasi standar

2.      Simbol-simbol prosedur operasi standar

3.      Jenis-jenis POS dalam administrasi perkantoran

4.      Prinsip-prinsip penyusunan POS

5.      Teknik  penyusunan POS

I.                   Pengertian Standar Operasional Prosedur | Definisi SOP

Dalam suatu Kegiatan pekerjaan harus memiliki acuan dan pegangan,walaupun masih ada perusahaan yang tidak memiliki acuan serta pedoman dalam suatu pekerjaan.  Akibat dari Tidak adanya acuan dalam pelaksanaan pekerjaan banyak membuat organisasi tidak berfungsi dengan baik, hal ini dikarenakan para karyawan bingung atas pekerjaan yang mereka akan kerjakan selanjutnya, dan pihak manajemen pun tidak mempunyai pedoman dalam pengambilan keputusan sehingga apabila ada suatu kesalahan atau kekeliruan tidak bisa dianalisis dimana kesalahan itu terjadi karena tidak memiliki alur pedoman yang jelas.

Tidak adanya acuan serta pedoman dalam pelaksanaan kegiatan administrasi di lingkungan pemerintahan maupun instansi negara banyak dikeluhkan oleh para masyarakat, karena dengan tidak adanya acuan pelayanan administrasi menyebabkan proses pelayanan menjadi terasa rumit, lamanya pelayanan dan mengindikasikan adanya praktik-praktik korupsi.  Sehingga ada istilah apabila bisa diperlambat mengapa dipercepat, bagaimana cara mempercepatnya? ya dengan menggunakan uang sogokan.

Pengertian Standar Operasional Prosedur | Definisi SOP

Agar memahami kegiatan dalam suatu pekerjaan dengan baik setiap organisasi harus memiliki suatu acuan, instruksi ataupun prosedur kerja. Karena dengan adanya prosedur atau acuan ini para karyawan, atasan, manajemen maupun masyarakat mendapatkan suatu kejelasan serta kemudahan transparansi dalam setiap prosedur pelayanan yang diberikan. Ada beberapa istilah acuan dalam pekerjaan, antara lain Work Instruction (Instruksi Kerja) dan Standar Operasional Prosedur (SOP). Kedua istilah tersebut memiliki fungsi dan makna yang sama yaitu sebagai acuan kerja perbedaannya hanya dari pemakaian istilah / bahasa dalam tiap-tiap organisasi.

Definisi Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

Di sadur dari artikel website Universitas Kristen Petra, terdapat beberapa Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1.           SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi. (EPA, 2001)
2. SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (FEMA, 1999)
3. SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah. (Lingappan, 2000)
4. SOP adalah suatu panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan diisyaratkan dari semua karyawan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. (Developing, 2003)

II.                SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR 

Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada empat Faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan Format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

1.      banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

2.      banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

3.      Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)

4.      tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

Ada jenis Format umum Standard Operating Prosedure (SOP)

a.       langkah sederhana (simple steps)

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.

b.      Tahapan berurutan (hierarchical steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. 0igunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari "1 langkah dan membutuh kan inormasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

c.       Grafik(graphic)

Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

d.      Diagram alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan Format yang biasa digunakan, jika dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatf jawaban) seperti-jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb.

-           Lingkaran besar untuk kegiatan operasi (operation/handling), misalnya: memaku, mengebor, mengetik, dll.
		-          Blok panah untuk kegiatan pemindahan (transportation/move), misalnya: memindahkan material dengan forklift, mengangkat barang dengan crane, memindahkan barang dengan tangan, dll.
		-          Segi empat untuk kegiatan pemeriksaan (inspection), misalnya: menguji kualitas material, membaca skala pengukur tekanan, meneliti informasi tertulis, dll.
		-          Segi tiga terbalik untuk penyimpanan (storage), misalnya: tumpukan raw material di gudang, barang jadi  di staging area, penyimpanan surat-surat, dll.
		-          Huruf D besar untuk kejadian menunggu (delay), misalnya: material dalam trolley  menunggu diproses lebih lanjut, menunggu elevator, surat-surat menunggu untuk diarsipkan, dll.

		Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
		Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
		Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
		Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
		Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.
		Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
		Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.
		Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
		Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.

III.             Jenis-jenis POS dalam Administrasi Perkantoran

Standard operating procedure POS atau kadang disingkat dalam bahasa indonesia adalah SOP Standar Operasional Prosedur, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk pekerjaan. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh SOP.

SOP yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi beberapa jenis seperti berikut:

SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.

1. SOP Teknis

SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

1. SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro

SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya. 

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

1. SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1. SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

IV.             Prinsip-prinsip penyusunan POS

 Prinsip Penyusunan SOP

a.        Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen.

b.      Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

c.       Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkandiagram alur dari kegiatan organisasi.

d.      SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

e.       SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

f.       SOP tidak terlalu rinci.

g.      SOP dibuat sesederhana mungkin.

h.      SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.

i.        SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuha

Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.

1. Prinsip Kemudahan dan Kejelasan

Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Prinsip Efisiensi dan Efektivitas

Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.

3. Prinsip Perhatian dan Keselarasan

Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.

4. Prinsip Keterukuran

Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5. Prinsip Dinamis

Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6. Prinsip Berorientasi pada Konsumen

Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

7. Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum. 

Prinsip penyusunan standar  pelayanan agar dapat diimplementasikan dan menjadi alat sinergis antara pemberi layanan dengan penerima jasa layanan, maka dalam penyusunan standar pelayanan perlu menerapkan hal berikut:

1.      Konsensus. Standar pelayanan yang diterapkan merupakan komitmen dan hasil kesepakatan antar pimpinan dan staf unit pelayanan dengan memperhatikan pihak yang berkepentingan, serta mengacu peraturan yang ada.

2.      Sederhana. Standar pelayanan yang ditetapkan memuat aturan-aturan yang bersifat pokok, sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan.

3.      Konkret. Prosedur yang distandarkan harus dapat dimengerti dengan mudah dan mudah pula diterapkan oleh para pegawai.

4.      Mudah Diukur. Standar pelayanan yang diterapkan dapat diukur penerapannya.

5.      Terbuka. Standar pelayanan yang ditetapkan bersifat terbuka untuk mendapat saran dan masukan untuk penyempurnaan.

6.      Terjangkau. Terjangkau artinya standar pelayanan dapat dilaksanakan secara baik dan benar.

7.      Pertanggungjawaban. Pertanggungjawaban yaitu hal-hal yang diatur dalam standar pelayanan sehingga dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.

8.      Ketepatan waktu. Dalam pencapaian suatu pekerjaan, sangat diperlukan prinsip ketepatan waktu agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan waktu yang ditentukan.

9.      Kesinambungan. Prinsip kesinambungan memungkinkan prosedur-prosedur yang dibuat diperbarui mengikuti kebutuhan demi meningkatkan layanan.

V.                Teknik Penyusunan SOP

1.      Selalu bayangkan siapa pengguna SOP

2.      Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb

3.      Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”

4.      Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)

5.      Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif

6.      Buat draft terlebih dahulu

7.      Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki

8.      Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca