Pengelolaan Waktu secara Produktif

Materi Pembelajaran

1. Pengertian pengelolaan waktu
2. Tujuan pengelolaan waktu
3. Prinsip-prinsip manajemen waktu
4. Menentukan urutan prioritas
5. Evaluasi penggunaan waktu

I.                   Pengertian pengelolaan waktu

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, waktu merupakan seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan, atau keadaan berada atau berlangsung.

Manajemen waktu adalah menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat dan bekerja lebih cerdas (Davidson, 2001, h.6). menurut Orr (dalam Saputro, 2006, h. 21).

manajemen waktu diartikan sebagai penggunaan waktu seefisien dan seefektif mungkin untuk memperoleh waktu maksimal. Taylor (1990, h. 9) mengatakan bahwa manajemen waktu adalah pencapaian sasaran utama kehidupan sebagai hasil utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan-kegiatan yang tidak berarti yang sering memakan banyak waktu.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu adalah proses pencapaian suatu sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditentukan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien, seperti manusia, uang, perlengkapan, bahan-bahan, dan metode-metode tertentu serta dengan menyisihkan kegiatanya.

II.                Tujuan pengelolaan waktu

Tujuannya adalah :

• Membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas.
• Menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya
• Membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan).

III.             Prinsip Manajemen Waktu

       

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

• Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas
• Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.
• Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

IV.             Menentukan Urutan Prioritas

MENYUSUN PRIORITAS

Mengapa kita perlu menyusun prioritas?

Dalam hidup banyak hal yang kita hadapi, yang kita inginkan, yang perlu dilakukan, yang ingin dicapai. Akan tetapi sering kita dihadapkan pada pilihan-pilihan karena kemampuan, sumber daya, juga waktu yang terbatas.

Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya. Orang-orang yang berhasil adalah orang-orang yang bisa mengorganisir diri mewujudkan cita-citanya dalam alokasi waktu yang ada.

A.    Prioritas Kegiatan

Setiap hari kita melakukan berbagai kegiatan, baik yang berkaitan dengan pekerjaan, sekolah, keluarga, sosial, dan juga pribadi. Kegiatan-kegiatan ada yang berjangka panjang, berjangka pendek, rutin, dan ada pula yang mendesak/darurat. Untuk kegiatan-kegiatan rutin dan berjangka tentunya sudah bisa direncanakan, dan dideteksi mana yang menjadi prioritas utama, disusul dengan prioritas-prioritas berikutnya, karena umumnya berkaitan dengan rencana pencapaian tujuan dalam hidup. Namun kegiatan-kegiatan darurat yang muncul di luar rencana pun sering datang tanpa diduga dan mengacaukan pengelolaan waktu yang telah diatur. Berikut ini adalah pengelompokkan kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan dan waktu pelaksanaannya:

a.      Kelompok 1: Kegiatan Penting Mendesak

Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini adalah kegiatan penting yang harus segera dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu. Contohnya: mengantar keluarga yang kecelakaan ke rumah sakit.

Dalam kelompok ini juga ada kegiatan-kegiatan yang diakibatkan karena kebiasaan menunda-nunda pekerjaan. Ada juga kelompok orang-orang yang justru bisa bekerja di bawah tekanan, semangat dan idenya muncul justru pada saat terakhir, dikenal dengan istilah SKS (Sistem Kebut Semalam). Namun banyak resiko yang mendadak muncul sebagai hambatan dan dapat mengakibatkan tugas tidak selesai, antara lain mendadak komputer error, data hilang, terkena virus atau sakit mendadak.

Kebiasaan bekerja dalam kelompok ini, mengakibatkan stress, kelelahan, dan prestasi biasa-biasa saja.   

b.      Kelompok 2: Kegiatan Penting Tidak Mendesak

Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan-kegiatan penting yang dapat dilakukan secara bertahap, rutin, dan terjadwal sehingga apabila muncul kegiatan darurat, tidak akan terlalu mengganggu pencapaian target-target lainnya. Contoh: relaksasi, mengerjakan tugas lebih awal, olahraga terjadwal dan sebagainya.

Orang-orang yang berada pada kelompok ini adalah orang-orang yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan yang penting terlebih dahulu, dan menyelesaikan sisanya kemudian.

Kesulitan memasuki kelompok ini adalah tetap komit, konsisten dan disiplin menjalani rencana kerjanya. Meskipun semua kegiatannya penting, namun jika TIDAK MENDESAK akibatnya godaan untuk menunda pekerjaan juga tinggi.

Orang-orang yang berada dalam kelompok ini akan hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

c.       Kelompok 3: Kegiatan Tidak Penting Mendesak

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan-kegiatan tidak penting yang terpaksa dilakukan. Misalnya menerima dan menemani tamu, mengantar kakak, menemani teman, dan sebagainya. Umumnya kegiatan ini datang tanpa direncanakan dan sulit dihindari. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini termasuk orang yang selalu berusaha membuat orang lain senang dan biasany tidak memiliki sikap asertif, tidak memiliki kemampuan untuk mengatakan tidak, kurang memiliki kemampuan untuk menyampaikan pikiran, perasaan, dan keinginannya kepada orang lain, tanpa merugikan diri sendiri.

Bill Cosby mengatakan (dalam 7 Habits of Highly Efektif Teens) ‘Saya tidak tahu kunci sukses, tetapi kunci kegagalan adalah berusaha menyenangkan semua orang”.

Kelompok ini merupakan kelompok terburuk. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini hidupnya kurang disiplin, prestasi rendah, tidak mempunyai tujuan hidup, bereputasi sebagai penyenang orang lain tetapi dianggap sebagai keset kaki.

d.      Kelompok 4: Kegiatan Tidak Penting Tidak Mendesak

Kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan mengakibatkan tingkat kepentingannya rendah. Contohnya, menonton televisi dan tidur secara berlebihan.

Orang yang hidup dalam kelompok ini berakibat malas dan tidak bertanggung jawab.

B.     Langkah-langkah Menyusun Prioritas

Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup Anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, antara 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke depan.

·         Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap. Tuliskan apa saja yang akan di kerjakan dalam 1 minggu ke depan. Membuat Rencana Mingguan membantu Anda untuk fokus pada penyelesaian. Kegiatan-kegiatan Utama yang menunjang tujuan Anda, dan dengan sendirinya Anda akan mencapai lebih banyak.

C.    Faktor Penghambat Penetapan Prioritas

Banyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah:

·         Zona nyaman serta zona berani

·         Ketakutan menjadi penghambat

·         Bangkit lagi ketika gagal

·         Menaklukkan cobaan

·         Tidak berani berkata TIDAK

V.                Mengevaluasi Penggunaan Waktu

Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (John M. Echols dan Hasan Shadily: 1983).

Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya

Waktu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997) adalah seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan atau keadaan berada atau berlangsung. Dalam hal ini, skala waktu merupakan interval antara dua buah keadaan/kejadian, atau bisa merupakan lama berlangsungnya suatu kejadian.  Jadi mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan.

Evaluasi Pemanfaatan Waktu Sehari

Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, antara lain:

1. Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?
2. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal?
3. Berapa jam yang digunakan untuk membaca, memahami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman (belajar)?
4. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah?
5. Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)?
6. Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga?
7. Dan berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar (Personal Social Responsibility)?

Dengan melakukan evaluasi manajemen waktu, maka kita dapat mengenali bagaimana penggunaan waktu dalam sehari sehingga dapat menemukan hal-hal mana saja yang menurut kita berlebihan porsi waktunya (misalnya makan terlalu lama, ngobrol yang tak perlu dan lain sebagainya) dan mana yang kekurangan porsinya (misalnya membaca Quran, mempelajari teknik-teknik baru untuk memudahkan penyelesaian tugas).