PENERAPAN OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.      Hakikat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasaInggris disebut automation memilikipadanan kata mechanization dancomputerization (Lernout & HauspieSpeech Products N.V., 1993).Automation memiliki dua maknayaitu:

1)      The use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan

2)      The automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).

Mechanization yang memiliki katakerja mechanize memiliki arti give amechanical caracter to (menerapkansistem mekanis), dan compurizationdengan kata kerja computerizemengandung makna:

1)      Equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan

2)      Store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatisyang memiliki sistem kerja sistematis.Otomatisasi akan berdampak padapengurangan penggunaan tenagamanusia, yang tentu saja akanmenimbulkan masalah tersendiri danakan kita bahas dalam sub bab yangakan datang. Otomatisasi sangat terkaitan erat dengan mekanisasi dankomputerisasi.

Hal ini mengisyaratkan bahwaotomatisasi berarti penggunaan alat-alatmekanis dan lebih  khususnya komputer.Dengan kata lain, membahasotomatisasi berarti mengupas berbagaiperalatan mekanis dan komputer, tentusaja dengan tetap memperhatikanrelevansinya dengan objek yangdiotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.PERKANTORAN 1

Waluyo (2000) menegaskan bahwaera otomatisasi perkantoran dimulaibersamaan dengan berkembangnyateknologi informasi, penggunaanperangkat komputer untuk keperluanperkantoran.Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan (Suhartini, 2010)

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.

Perkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latarbelakang, merupakan kegiatan yang berhubungan denganpelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan,penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupanaktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan,pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display,pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaandatabase; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan(appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatankantor yang banyak menggunakan tenagamanusia kepada fungsi-fungsi otomatisdengan menggunakan peralatan mekaniskhususnya computer untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Asal  mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

2.      Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

a)      Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

b)      Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

c)      Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

d)     Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

e)      Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

3.      Perkantoran elektronis (electronic office/ e-office)

Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Dampak Kantor maya adalah berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.

Keuntungan dan kerugian kantor maya   

Keuntungan kantor maya adalah sebagai berikut.

Ø  Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

Ø  Pengurangan biaya peralatan

Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya.

Ø  Jaringan komunikasi formal

Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.

Ø  Pengurangan penghentian kerja

Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.

Ø  Kontribusi sosial

Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.

Kerugian kantor maya adalah sebagai berikut.

Ø  Rasa tidak memiliki

Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

Ø  Takut kehilangan pekerjaan

Kurangnya rasa keterkaitan  dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.

Ø  Semangat kerja yang rendah

Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan mempengaruhi semangat kerja

Ø  Ketegangan keluarga

Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.

            Dari keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai, tetapi dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai. Supaya Kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita. Strategi yang disarankan :

a)      Sediakan sumber daya komputer

Bila pegawai tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya.

b)      Sediakan akses ke sumber daya informasi

Apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab, perusahaan menyediakan intrnet.

c)      Sediakan perlengkapan non komputer

Pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja . seperti kalkulator, amplop, manual prosedur.

d)     Mengoptimalkan pemakaian telepon

Atasan harus menjadwalkan konferensi tetepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

e)      Jadwalkan pertemuan rutin

Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara para pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.

f)       Lakukan rutinitas kerja

Telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam dalam sehari.

Model OA, digambarkan dalam bagan dibawah, Informasi dikumpulkan dari sistem fisik dan lingkungan perusahaan dimasukkan ke dalam database. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, surat elektronik dan konferensi komputer.Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah masalah saling berkomunikasi menggunakan komputer mereka.

4.      Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

a)      Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

b)      Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

c)      Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

d)     Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

5.      Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan.

1. Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.

Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.

2. Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.

3. Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

4. Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)

Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut:

• Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar
• Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon
• Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi Video

Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.

7. Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

8. Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang  pegawai dalam melakukan presentase. 

9. Pencitraan (Imaging)

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.

Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.

10. Aplikasi Pengolah Angka

Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre.